abc-thinkbig

abc-thinkbig

over ABC-thinkBIG

ABC-thinkBIG is een persoonlijk website met artikelen, publicaties en links over leiderschap, bedrijfskundige aspecten én service georienteerde architectuur.

Wat is "Open Space"

AgileGeplaatst door Mary Beijleveld wo, juni 23, 2010 09:54:35

Naar aanleiding van mij stukjes over Open Space bijeenkomsten op deze weblog krijg ik regelmatig de vraag; "wat is dat eigenlijk, een "Open Space"?

Om het hele verhaal en de historie van Open Space technology na te lezen, verwijs ik wel eens naar wat daar over staat op wikipedia.

Maar het liefst leg ik het als volgt uit:

Wat is?

Een Open Space bijeenkomst is een manier van confereren die geschikt is voor kleine (ca. 30) tot zeer grote groepen (tot 1000 personen, heb ik me laten vertellen) Eigenlijk probeert Open Space die gesprekken te vatten die na de - zoveelste saaie en regelmatig niets dan ergernis opleverende - vergadering in de wandelgangen, bij het koffieapparaat of de snoeppot bij de officemanager gevoerd worden.

Waarom?

Vergaderingen lijken te lang te duren, te weinig op te leveren; opgelegd pandoer om het zomaar eens uit te drukken.

Om de energie en de betrokkenheid te krijgen die bij de 'informele' gesprekken aanwezig zijn, gaat Open Space uit van meerdere koffiehoek gesprekken tegelijkertijd. Hoe werkt dat in de praktijk?

Structuur

Je spreekt of om aan een Open Space deel te nemen. Er is geen agenda, wel een tijdschema, verschillende ruimtes beschikbaar op de locatie en iemand die het organiseert. Dat is de 'structuur'.

Proces

Je komt bijeen en zit in een grote cirkel. De bijeenkomst wordt geopend door iemand die uitlegt wat een open space meeting is. Dat is vaak de organisator van het geheel. Soms is er een leidend onderwerp maar die is dan meestal breed, zoals b.v. 'Agile" maar het kan ook over een specifieke kwestie gaan zoals 'de marketingcampagne van ons bedrijf' o.i.d.

Iedereen die dat wil, schrijft op een sticky note een onderwerp op waar hij/zij graag over wil praten, een prangende vraag over heeft, kennis over wil delen. Je hoeft niets in te brengen maar het mag wel, graag zelfs. Je plakt de sticky note op het tijdschema. Dat is dan de ‘agenda’. Soms wordt er met z’n allen nog even gekeken of de indeling handig is. Iedereen mag elke bijeenkomst kiezen of géén.

Dan start het.......Degene die een onderwerp heeft geopperd is meestal de gastheer of gastvrouw van de sessie.

Weinig structuur, werkt dat wel?

Ja, er is weinig structuur en ja, het werkt. Dat heeft alles te maken met de betrokkenheid, het zelforganiserend vermogen en een snufje zelfdiscipline van de mensen die eraan meedoen. Toch zijn er ook een aantal ‘principes’, 1 ‘wet’ en er moet één ‘waarschuwing’ afgegeven worden.

Principes

Principe 1: (who ever comes is the right people)

Wie er komen zijn de juiste mensen want de juiste mensen zullen interesse hebben voor een sessie anders waren ze niet gekomen.

Principe 2: (whatever happens is the only thing that could have)

Wat er gebeurd is het juiste wat gebeuren kon want het stimuleert de deelnemers het momentum te grijpen en niet met hun gedachten ergens anders te zijn.

Principe 3: (it starts when it begins)

Als het start is dat de juiste tijd want het tijdschema is bedoeld als richttijd. Open Space is bedoeld om creativiteit te stimuleren; dat laat zich immers niet dwingen.

Principe 4: (it is over when it stops)

Het is over wanneer het gestopt is. Dit om ervoor te waken dat het niet langer doorgaat dan interessant of goed is.

De wet: the law of two feet

Oftewel de wet van de mobiliteit. Het is een wetmatigheid dat je weg loopt uit een sessie als je denkt dat je niets meer kunt bijdragen of er niets meer van kan leren.

Waarschuwing: (be prepared to be surprised)

De waarschuwing: wees op een verassing voorbereid.

Er is niet één Open Space geweest waar ik niet meerdere keren verrast ben geworden. Om enkele verassingen te verklappen: Open Space werkt iedere keer, er zijn altijd onderwerpen die ik interessant vind, het mooi niveau van kennis van de mensen die meedoen en de bijzonder leuke mensen die je ontmoet.

Waar ik als frequent Open Space ganger niet meer over verbaasd ben en waar de 'nieuwkomers' zich wel over zullen verbazen, is de soepelheid waarmee het proces verloopt, de energieke sfeer die er hangt en het bijna fysiek voelbare onderlinge vertrouwen waarin de gesprekken in een Open Space gevoerd worden.

  • Reacties(0)//weblog.abc-thinkbig.com/#post70