abc-thinkbig

abc-thinkbig

over ABC-thinkBIG

ABC-thinkBIG is een persoonlijk website met artikelen, publicaties en links over leiderschap, bedrijfskundige aspecten én service georienteerde architectuur.

7 misverstanden, nummer 1

laatste nieuwsGeplaatst door Mary Beijleveld ma, juli 12, 2010 13:11:48

Dit is nr. 1 van een serie van blogs over de 7 grootste misverstanden die leven bij managers.

Deze zeven misverstanden zijn:

1. goed geregeld = het hebben van een handboek

2. kwaliteit = certificering

3. hoge kwaliteit van het systeem = hoge output

4. gecompliceerdheid = complexiteit

5. het dashboard = de wedstrijd

6. meten = weten

7. leiderschap = management

Hoewel in mijn verhaal nauw samenhangt met de blog over misverstand nr.2: kwaliteit = certificering, gaat deze blog over het 1e misverstand:

Goed geregeld = het hebben van handboeken

Vooral grote organisaties huisvesten managers die in deze vergelijking geloven.

In groots en meeslepende certificeringstrajecten worden alle procedures, protocollen en handleidingen op papier gezet of in digitale opslagruimten opgeslagen. De papieren handboeken verdwijnen na korte tijd in de kast om te verstoffen. De digitale bibliotheek wordt na enige tijd niet meer ingezien of men weet ze niet meer te vinden.

Dat zien we zo vaak gebeuren en we vragen ons af waarom dit toch telkens zo gaat. Meestal vraagt wetgeving (compliance /governance) hierom. Soms is het een uitvloeisel van een aanwijzing vanuit de overheid of branchevereniging om INK in te voeren.

Leiders zullen in de veranderende wetgeving of aanwijzingen mogelijkheden zien om hun mensen te motiveren, de processen te verbeteren, de kwaliteit te verhogen als ze in een ISO, INK, Lean, six sigma instrument of vanuit hun eigen leiderschapfilosofie al niet eerder een mogelijkheid daartoe zagen.

Managers zullen deze externe drijfveren vaker opvatten als mogelijkheden om de zaken beter te managen en onder controle te krijgen. Dat lijkt op zich ook bijzonder legitiem maar let op: er zit hier een heel ander denkraam achter!

In een grote, vooral functioneel (lees bureaucratisch), ingestelde organisatie overheerst nl. een filosofie die we als ‘het managen van de beheersproblematiek’ kunnen betitelen. De wetenschapper Merchant onderscheid de navolgende problemen “lack of direction, motivational problems en personal limitations’ als zaken die in deze besturingsfilosofie geadresseerd moeten worden.

In het Nederlands hebben we het natuurlijk over: gebrek aan richting, motivatieproblemen en persoonlijke beperkingen bij de medewerkers. Deze grote kwesties worden bij de grote organisaties en bij overheidsinstanties bestreden met o.a. de volgende maatregelen.

Gebrek aan richting:

· Meerjaarbeleidsplannen, jaarplannen en budgetteringscycli , zoals begrotingen

Motivatieproblemen:

· getrapte tekeningsbevoegdheid, prestatie-indicatoren in jaarplannen en maandrapportages en de jaarlijkse bonus voor het afdelingshoofd en directeuren van locaties en diensten en een paar tientjes budget per medewerker voor een jaarlijkse kleine attentie. (pff)

Persoonlijke beperkingen:

· Gelimiteerde mandatering, functiescheiding, procedures, beslisbomen, handboeken en checklists.

Heel veel van deze maatregelen zijn efficient en kunnen ook steun geven bij het vervullen van taken en functies.

Bij de hele grote organisatie worden niet maar enkele van deze maatregelen ingezet maar het gehele scala daaraan. Het lijkt erop dat nieuw uitgedachte controle instrumenten snel geadopteerd en door het hogere management in de organisatie uitgezet worden om zichzelf het gevoel te geven dat zij daarmee “in control’ zijn (en netjes kunnen rapporteren). Het stapelt zich op. Naast de veelzijdigheid van de controle instrumenten die toegepast worden, geeft mij bovendien het idee dat er niet echt goed over is nagedacht.

Het weerspiegeld echter wel het algemene beeld die Raden van Bestuur, controlerende instanties (gemeenteraden, rekenkamer etc.) en de hogere en kuddes middenkader managers van dergelijke organisaties hebben over de medewerkers die gemanaged moeten worden:

Medewerkers zijn niet te vertrouwen en macht moet vooral gecentraliseerd blijven.

De zaak moet daarom goed geregeld worden! Dus handboeken……Dit gaat dan volledig voorbij aan het feit dat er heel veel vertrouwenswaardige en vakbekwame mensen bij die organisaties werken. Mensen die het maatschappelijke belang inzien van een goede uitvoering, die daadwerkelijk ‘iets hebben’ met hun werk en die een band hebben met hun klanten en collega’s en hun vakbekwaamheid erg belangrijk vinden. De maatregelen zijn derhalve niet zo effectief.

Ik kan mij nog wel herinneren dat wij in 1999 een ISO certificeringtraject deden en dat de baas (manager van de dienst) van mijn manager (hoofd van een afdeling) dacht dat het bij ons op de afdeling waar zo’n 170 mensen werkten, pas dan goed geregeld zou zijn. Bedenk daarbij dat wij van de (toen nog in guldens) 26 miljard aan premies zo’n 99 % wisten te incasseren.

Het bleek al meteen dat hij meer waarde hechtte aan het feit dat onze processen beschreven waren en dat bij de jaarlijkse audit de mensen konden aangeven waar de handboeken te vinden waren. Hij kreeg wat hij wilde want wij lieten onze collega’s, enkele weken voorafgaande aan de altijd aangekondigde audits, weten waar deze boeken ook al weer te vinden waren en deden zo nu en dan aan onderhoud c.q. update van hetgeen we beschreven hadden.

Welke processen of procedures beschreven moesten worden konden we gelukkig zelf uitmaken. Wist hij veel. Daar hadden wij het meeste verstand van en dat lieten we ook blijken. Meestal namen we die processen die we gedocumenteerd aan nieuwkomers konden voorleggen omdat deze als geheugensteuntje en naslagwerk gebruikt konden worden. Of voor de processen die kandidaat waren om geautomatiseerd te worden ondersteund. Hadden de handboeken toch hun nut. Maar onze nadruk lag op het verbeteren van de kwaliteit en het daadwerkelijk goed geregeld hebben van onze zaakjes.

Onder verwijzing naar eerste kernwaarde uit het Agile Manifest:

‘mensen en interacties boven processen en hulpmiddelen.’

Om dat te bereiken doe je het volgende:

· Focus (het projecten) rondom gemotiveerde mensen. Stel hen in staat te doen wat gedaan moet worden, steun hen en vertrouw op erop dat zij het voor elkaar krijgen.

· De meest efficiënte en efficiënte methode om informatie te delen binnen een (ontwikkel) team is in een persoonlijk gesprek

· Met regelmatige intervallen, overdenkt het team hoe het efficiënter kan worden, stemt dit af en past het gedrag dienovereenkomstig aan.

De Lean filosofie gaat over vertrouwen (en respect) voor mensen.

Daar probeer je op de werkvloer (gemba) te kijken hoe het ‘werkt’ en met simpele visuele zaken aan te geven of we nog doen wat we moeten doen, en waar de problemen liggen.

Handboeken zijn daar eigenlijk een illustratie van een gebrek aan vertrouwen. Hoe meer vertrouwen je in de mensen stelt hoe beter mensen datgene wat nodig is, kunnen leveren. Niet met een papieren verantwoording maar in werkende dingen, in een harmonische samenwerking en de invulling van hun vakmanschap.

Goed geregeld ≠ het hebben van een handboek

  • Reacties(0)//weblog.abc-thinkbig.com/#post73

7 misverstanden, nummer 0

laatste nieuwsGeplaatst door Mary Beijleveld za, juni 26, 2010 15:03:59

In Software Release Management, een Array uitgave, schrijf ik regelmatig een stukje (column). Dat gaat altijd over Leiderschap, Agile en (service georiënteerde) Architectuur en BPM of ander ICT onderwerp. Meestal in combinatie.

De reden dat ik juist over deze onderwerpen schrijf (en praat, blog en soms zelfs zeur smiley) is omdat ik vind dat ze enorm veel met elkaar te maken hebben. Sterker nog, ik denk dat ze niet zonder elkaar kunnen floreren.

Helaas is de ruimte dat zo’n column krijgt beperkt en moet, wat ik zeggen wil, zeer gecondenseerd verwoord worden. Regelmatig krijg ik daarom vragen en opmerkingen van mensen die vinden dat het jammer is dat ik er niet verder op ingegaan ben.

Zo ook met betrekking tot de 7 misverstanden die managers hebben.

Daarop werd gereageerd dat over elk van de misverstanden wel méér te zeggen valt of uit te leggen is. Ook de verwijzing naar Agile en in dit geval ook het “procesdenken”/ Lean werd als mager ervaren, zodat mijn oprispingen niet meer dan een stelling of kreet bleven. Daar ben ik het volledig mee eens.

Daarom zal ik een serie van 7 blogjes posten over de volgende misverstanden:

1. Goed geregeld = het hebben van handboeken

2. Kwaliteit = certificering

3. Hoge kwaliteit van een systeem = hoge output

4. Gecompliceerd = complexiteit

5. Het dashboard = de wedstrijd

6. Meten = weten

7. Leiderschap = Management

Het is mijn bedoeling om in deze blogserie dieper op de kwestie in te gaan en dit binnen 1 maand af te ronden.

Ik wil heel graag commentaar / kritiek ontvangen! In elke kritiek schuilt immers een of meerdere tips.

Dus schroom alsjeblieft niet je reactie te sturen naar info@abc-thinkbig.com of naar mijn privé mailadres, als je die hebt.

  • Reacties(0)//weblog.abc-thinkbig.com/#post71

succesvolle projecten

laatste nieuwsGeplaatst door Mary Beijleveld za, oktober 18, 2008 11:34:48

Gisteren, 17 oktober werd een rondetafel interview gehouden met als thema: hoe kunnen we de grote ICT projecten van de Overheid tot een succes maken? (en wat kunnen Agile methoden daaraan bijdragen) Uiteraard met referte aan het “WIA fiasco”. Omdat ICT, Overheid, Agile (en WIA) mij nauw aan het hart liggen heb ik de uitnodiging om daaraan mee te doen, aanvaard.

Het was voor mij weer eens aanleiding om na te gaan wat volgens mij de redenen waren dat het programma (project met deelprojecten) zo gierend uit de hand gelopen was en waar ik gedurende de tijd (aug. ‘07 tot sep. ‘08) dat ik een bijdrage aan het project mocht leveren, over heb gecommuniceerd. Voor zover ik mij herinner en (chronologisch) kon terugvinden in mijn persoonlijk administratie:

Er was geen enkele gebruiker aangehaakt (half aug. 06!) Bizar maar waar. Op z’n hoogtepunt waren er 160 personen betrokken bij het project, meestens externen en niet één gebruiker. Ik kan me zelfs herinneren dat de idee leefde om de gebruiker (alle medewerkers die nog met de oude systemen werkten) maar helemaal niet te informeren over de ‘recht duur hoogte machine’ omdat dit onrust over hun toekomstig emplooi zou opleveren. Volgens mij was dat ook een van de redenen dat het programma in redelijke isolatie plaatsvond. Ik kan mij menige discussie herinneren die gingen over waar het projectresultaat zou ‘landen’. Voeg daaraan het organisatieontwerp van de organisatie…….. Business & IT alignment? No way!

De door de Overheid ontijdig opgelegde uitvoering van wetgeving. Ontijdig omdat UWV nog middenin een fusie/migratie traject bezig was en de wetten nog substantieel ‘in de maak’ waren. Deels belangrijke eisen en wensen (requirements) waren onhelder. De ene na de andere wijziging (motie) moest in 2007 nog behandeld worden terwijl de datum ingang al 1-1-2006 was. Opgelegd omdat de politieke ambitie van de Minister en Kamerleden kennelijk belangrijker was dan de uitkomsten van de uitvoeringstoetsen en kritische geluiden. In mijn afstudeerscriptie refereer ik nog naar “imposed strategy” en het subkopje “Het lijkt wel of politici de mammoettanker UWV willen besturen als een speedboot”

De Europese uitbesteding: Daarover heb ik gezegd dat UWV zichzelf wel wat meer ruimte had kunnen verschaffen. Op één of andere manier heeft men geen aandacht besteed (of willen besteden) aan het feit dat het project een innovatieproject was en veel van het verandervermogen en de creativiteit zou eisen. Dat vraagt om partnerschap en niet om contractonderhandelingen met nadruk op financiële criteria. Op die manier ict partners zoeken, levert het marktmechanisme: láág instappen, veel méérwerk en teleurstellende relaties over en weer op. Zegt trouwens ook iets over de inkopers en adviseurs en notie bij de beslissers over wat belangrijk is. ‘Penny wise, pound foolish’ of zoals een goed Nederlands spreekwoord zegt: “Goedkoop is duurkoop” is dan al gauw van toepassing. Hoewel 87 miljoen ordinair veel geld is, twijfel ik aan de juistheid van dit bedrag. Misschien sec in het project….Volgens mij ligt het minimaal 1/3e hoger.

Zijdelings het programma bemoeiden zich er ook hele kuddes mensen mee. De softwareontwikkelaar heeft hier uiteindelijk, naar ik schat, maar een fractie van opgestreken.

Niet een aanpak vanuit verander kundig perspectief –rigide procedurele / hiërarchische aanpak: Daar werd ik nog het meest ongelukkig van. Gezamenlijk belang ontbrak volgens mij, mensen werden gezien als resources, project control was voornamelijk instrumenteel evenals de coördinatiemechanismen, menige externe acteerde vanuit het idee ‘uurtje factuurtje’ en de ‘interne’ variant daarvan was evenzoveel aanwezig, discipline werd afgedwongen door formaliteiten en procedures en gestuurd werd voornamelijk op budgettaire aspecten, er was weinig respect voor elkaars expertise en onrealistische planningen waren heilig. Leiderschap en goed verandermanagement is toch een hele andere tak van sport dan scientific management en projectmechanieken. Ik kan mij herinneren dat ik op de zogenaamde ‘zeepkist’ over enkele aspecten hiervan mijn grote zorgen heb uitgesproken. Het hielp overigens geen fluit.

Wat mij op het volgende punt brengt: er werd geen gebruik gemaakt van aanwezige kennis en kunde. Er waren zoveel mensen beschikbaar met verstand van zaken maar die praatten niet met elkaar. Teams waren functioneel ingericht, niet multidisciplinair. Met coördinatiemechanismen zoals wekelijkse review bijeenkomsten werd geprobeerd om dit weg te managen. Met als gevolg dat ieder vakgebied zijn eigen ivoren toren had. Ik heb me wild ge-intermediair-t en dat is, helaas, maar zo hier en daar gelukt. Goede bedoelingen zag ik vaak erg snel verdampen.

En aiaiai, de zéér ambitieuze en onbeproefde combinatie van architectuur- en andere concepten, technieken, technologieën, methodes, tools en het naar mijn mening onvolwassen kennismanagement. Het besef over deze dodelijke cocktail kreeg ik eigenlijk eerst in de zomer van 2007, pas nadat ik mijn scriptie had ingediend en het eindgesprek met goed gevolgd had afgerond.

Een niet complete opsomming: Service Oriented Architecture, eisen en mogelijkheden van Business Proces Management in combinatie met Business Intelligence, Event Driven Architecture en principes voor het maken en sturen van berichten, het concept van ‘werken onder architectuur’, meerwettigheid in één systeem, nieuwe technische infrastructuur, projectmanagement methode PINO (PRINCEII in name only) en ontwikkelproject methode RINO (RUP in name only), onbekende ontwerpprincipes die tot (herbruikbare) services leiden, een nieuw en slecht geadopteerd hulpmiddel voor procesontwerp. Enzovoorts, et cetera.

Om mijn meningen en gedachten te toetsen heb ik het rapport van de algemene rekenkamer er eens op nagelezen. Volgens de onderzoekingen van deze organisatie zijn, samengevat, de faalfactoren voor overheidprojecten het volgende:

· politieke complexiteit waaronder de (persoonlijke) ambities minister, kamerleden en bestuurders van de overheidsonderdelen,

· organisatorische complexiteit

· technische complexiteit en

· besturingsaspecten, waaronder samenhang van de organisatie en haar informatievoorziening.

Enkele geopperde oplossingen: project portfoliomanagement, een rijksbrede CIO en een benadering zoals in het gateway programma: momenten van herbezinning, peer review, project zien als leerproces en nadruk op soft skils. Vooral dit laatste klinkt fijn ‘Agile’ in de oren!

Heb ik ook de top tien van de redenen van projectsucces van het onderzoeksbureau “Standisch Group” er bij gepakt:

1. User involvement

2. Executive management support

3. Clear business objectives

4. Optimising scope

5. Agile processes

6. Project management expertise

7. Financial management

8. Skilled resources

9. Formal methodology

10. Standard tools and infrastructure

Dit kan nagelezen worden op: http://www.infoq.com/articles/Interview-Johnson-Standish-CHAOS

Ziet u, net zoals ik, veel van dezelfde aanknopingspunten en overeenkomsten?

Zowel de Algemene rekenkamer, de Standish Group en ikzelf bezien projecten natuurlijk vanuit ons eigen blikveld. De Algemene Rekenkamer heeft ook met beperkte objectiviteit te maken, de Standish Group is ‘thuis’ in de IT en groot fan van Agile methoden en mijn denkraam is beperkt rationeel. Toch kun je hier spreken over substantiële overeenstemming. Als de Overheid, de uitvoeringsinstellingen & de IT industrie, maar vooral de mensen die daar werken en toe behoren, zich er ook maar half iets van zouden aantrekken: Wauw, dat zou heel veel kansen voor verbetering opleveren! Mag ik adviseren dat we met zijn allen de kansen pakken?

Ben benieuwd wat de verslaggever over de uitkomsten van het gesprek gaat publiceren.



  • Reacties(0)//weblog.abc-thinkbig.com/#post31

Architecture part II

laatste nieuwsGeplaatst door Mary Beijleveld zo, september 28, 2008 13:02:59

Op de website van mijn nieuwe werkgever heb ik zeer onlangs een tweede weblog bijdrage over architectuur geplaatst: Architecture part II, back to the digital world.

Het gaat o.a. over architectuur op concern niveau en over het concept 'werken onder architectuur'

Je kunt dit stuk lezen door hier te klikken. Veel leesplezier!

On the website of my new employer i recently posted my second weblog on (digital) architecture: Architecture part II, back to the digital world.

It's about enterprise architecture and the concept of "changing under architecture"

Klick here to read it. Have lot's of fun reading it!

smiley

Mary

  • Reacties(0)//weblog.abc-thinkbig.com/#post29

Agile open space

laatste nieuwsGeplaatst door Mary Beijleveld za, juni 21, 2008 18:17:39

Op 5 juni en 6 juni heb ik een zogenaamde Agile Open Space conferentie bijgewoond.

“Open space” is een manier van bijeenkomen of confereren met een minimale set van vooraf vastgestelde richtlijnen. De principes die wel gelden komen van de “Open Space Technology,

Maar eigenlijk is er helemaal geen vooraf vastgesteld programma, geen vooraf opgestelde agenda en de deelnemers die komen opdagen zijn – hoe dan ook - de juiste personen. Klinkt behoorlijk losjes voor een gestructureerde persoon zoals ik maar ik vond dat ik het eens moest meemaken .smiley

Wat wel georganiseerd was waren de ruimtes, er waren whiteboards, flipovervellen, stickies en stiften en een ‘rubber duck’. Deze rubber duck’ deed dienst als een soort microfoon maar dan zonder geluidsversterking. Het kwam erop neer dat wie de rubber duck in de handen nam het woord kreeg. Iedereen zei overigens dat het een ‘çhicken‘ was. Maar ik zweer het, het was echt een duck!

Daarnaast hing aan de muur een schema met tijdsblokken waarop sessies gehouden konden worden op 4 plekken op de locatie. (Utrecht, vrije Universiteit)

De deelnemers vulden zelf het programma in en organiseerden de sessies. De ingevulde stickies, waarop de deelnemers hun sessie noteerden, werden in het tijdschema geplakt. Daarna konden de deelnemers aangeven welke andere sessies zij wilden volgen. Op sommige sessies waren zeer veel mensen aanwezig (vooral die in de tuin gehouden werden ivm het mooie weer!) en zijn er sessies geweest waar niemand kwam opdagen. Allemaal géén probleem: het plooide zich als van nature. Het was daarmee erg zelforganiserend en daarom intrinsiek zeer ‘agile’ .

Een paar van de onderwerpen die aan bod zijn gekomen zijn: De rol van de product owner, het nut van onverantwoordelijkheid, systeem denken, de beste boeken om te lezen, Agile testing en nog veel meer. Er werden heftige discussies gevoerd die soms tot het bot gingen maar de sfeer was en bleef respectvol en met veel humor. Ik heb niemand gezien die niet heeft meegedaan.

Mijn hartelijke dank aan Marc en Willem voor de organisatie van het evenement, de locatie én het natje en droogje tijdens de conferentie, eveneens bedank ik Koen voor de sponsoring van de drankjes, Erik voor de sponsoring van het overheerlijke in grote porties geserveerde avondeten en alle mededeelnemers voor hun actieve en constructieve bijdrage.

Ik heb leuke mensen ontmoet, gesproken over en geluisterd naar interessante onderwerpen en genoten! smiley

Wil je blogs van enkele andere deelnemers bekijken, klik dan op:

http://me.andering.com/2008/06/08/agile-open-its-also-for-structured-people/

http://jamiedobson.co.uk/?q=node/55

http://www.noop.nl/2008/06/rubber-chicken-management.html

http://www.bitwalker.nl/blog/agile-open-europe-2008-retrospective

Een volgend keer wil ik weer van de partij zijn.

Mary

  • Reacties(0)//weblog.abc-thinkbig.com/#post6

een goede daad

laatste nieuwsGeplaatst door Mary Beijleveld zo, augustus 12, 2007 23:22:56

Dit is een bericht om u attent te maken op een initiatief van enkele Linked-In leden.

Linked-In is een professioneel digitaal netwerk met meer dan 12 miljoen leden. Enkele van deze netwerkers zijn geinspireerd geraakt door het boek en de film 'pay it forward' waarin een jonge knul persoonlijk 3 goede daden verrichtte voor drie verschillende mensen met de enige voorwaarde dat deze mensen op hun beurt 3 goede daden zouden verrichten voor anderen. Dit zou een kettingreactie teweeg moeten brengen van goede daden.

Er is nu een website gestart: www.do-a-deed.com.

Kijk er eens naar alstublieft. Misschien brengt het u om te beginnen op ideeën en goede voornemens. Het bericht was als volgt:

"This is to update the LI-users and to get more people involved!

The Pay It Forward website project has kicked off! We got a great team together and we are already getting loads of people involved in spreading the word. Have a look for more information on:

www.do-a-deed.com"


  • Reacties(0)//weblog.abc-thinkbig.com/#post2

Start

laatste nieuwsGeplaatst door Mary Beijleveld vr, juli 13, 2007 21:12:08

Vandaag is de weblog van Amsterdam Breed Consultancy-thinkBig, kortweg ABC-thinkBIG gestart. smiley

ABC-thinkBig is een groep van 4 enthousiaste bedrijfskundigen die u advies op alle bedrijfskundige gebieden willen geven.

U moet hierbij denken aan vraagstukken over organisatiediagnose en -ontwerp, strategieontwikkeling, informatie- en kennismanagement, internationalisering, marketing en bedrijfsontwikkeling, hrm en besturing.

Nadere berichten volgen........

___________________________________________________________

For our international clients:

Today the weblog of ABC-thinkBig has started.

ABC-thinkBIG is a group of 4 enthusiastic academics that can give you advice on all business related issues such as:

organizational diagnosis and design, strategy development, information and knowledge management, international business, marketing and business development, hrm and managementcontrol.

specific bulletins will follow.......

  • Reacties(0)//weblog.abc-thinkbig.com/#post1
« Vorige